Những nỗi lo quản lý đồ dùng văn phòng phẩm giá rẻ

văn phòng phẩm của doanh nghiệp nào cũng có rất nhiều các dụng cụ với mục đích sử dụng khác nhau, bởi số lượng lớn như vậy nên việc sắp xếp vào đâu, như thế nào cho đúng sẽ là một công việc khó khăn.

 

Nhu cầu văn phòng phẩm trong doanh nghiệp rất lớn nên công việc quản lý cũng khó khăn hơn, tuy nhiên chi phí sử dụng cho công việc này phải duy trì ở mức thấp nhất cũng là điều quan trọng.Có rất nhiều bước để quản lý tốt văn phòng phẩm, với 6 bước được cô đọng trong bài viết này, việc quản lý dụng cụ văn phòng phẩm doanh nghiệp sẽ hiệu quả và dễ dàng hơn bao giờ hết.

 

Bước 1: Lập danh sách văn phòng phẩm hiện tại trong công ty

Việc đầu tiên cần làm là rà soát lại các loại và số lượng dụng cụ văn phòng phẩm của công ty đang có, với số lượng sản phẩm lớn bạn nên nhờ đến sự trợ giúp của nhân viên kho để có thể tiết kiệm được thời gian.

 

Hiểu rõ về văn phòng phẩm của công ty cả về số lượng và chất lượng sẽ giúp bạn đưa ra các quyết định chính xác trong các bước tiếp theo.

 

Bước 2:Ước lượng số lượng dụng cụ văn phòng phẩm

Sau khi kê khai số lượng văn phòng phẩm còn lại bạn sẽ đồng thời nắm được những loại nào có số lượng cần dùng nhiều nhât, loại nào ít nhất và những loại nào không sử dụng, từ đây sẽ là cơ sở cho bạn liệt kê ra số lượng các dụng cần mua cho công ty trong khoảng 3 tháng tới.

 

Bước 3: Sử dụng lại các dụng cụ văn phòng phẩm

Nên đưa ra danh sách các dụng cụ có thể sử dụng lại và khuyến khích mọi người trong công ty làm điều này.

 

Nên áp dụng rộng rãi điều này trong công ty, ngoài giảm thiểu tiền mua mới văn phòng phẩm còn giúp bảo vệ môi trường sạch đẹp.

 

Bước 4: Cân nhắc khi lựa chọn nhà phân phối

Chi tiền thông minh giúp bạn tiết kiệm tiền tốt nhất, thay vì lựa chọn sử dụng các văn phòng phẩm giá rẻ với chất lượng chưa được kiểm duyệt hãy chọn các sản phẩm đến từ các nhà phân phối uy tín như thiên long,Double A,...

Bước 5: Quản lý kho lưu trữ

Bạn có thể quản lý số lượng văn phòng phẩm đồng nghiệp mình đã mang đi nhưng còn thừa lại sau khi sử dụng, bằng cách yêu cầu họ mang nó bỏ lại kho lưu giữ, nên ghi lại số lượng mỗi loại để có thể dễ dàng tổng kết và tính toán đồ cần mua cho những lần tiếp theo.

 

Vì lưu giữ rất nhiều dụng cụ mà an toàn của kho trở nên rất quan trọng, ngoài việc cần sắp xếp cẩn thận số lượng và phân loại các dụng cụ trong kho nhằm trách sự lộn xộn và tiết kiệm thời gian tìm kiếm khi cần, thì yếu tố an toàn của kho cũng rất quan trọng, nên phân ra bộ phận bảo vệ kho riêng hay có các biện pháp đảm bảo an toàn như: Khóa cửa hay tìm người kiểm soát danh tính những người đã ra vào kho.

 

Bước 6: Cập nhập số lượng văn phòng phẩm giá rẻ thường xuyên

Dữ liệu văn phòng phẩn nên được update thường xuyên, nhiều công ty duy trì kiểm tra 1 tuần một lần nhưng bạn có thể định ra thời gian lâu hơn tùy vào các tính chất và tốc độ sử dụng của công ty bạn, ngoài đảm bảo không hết đột ngột khi đang cần sử dụng mà còn giúp bạn mua được giá hời nếu nắm bắt được các đợt khuyến mãi hay xả kho tại các nhà phân phối.

 

Hy vọng với những chia sẻ trên sẽ giúp ích bạn quản lý văn phòng phẩm dễ dàng hơn cũng như chi phí doanh nghiệp sẽ được thu gọn. Ngoài ra bạn nên tham khảo các cách làm của những người có kinh nghiệm từ trước để ngày càng nâng cao khả năng sắp sếp quản lý của mình.

 

Bật mí bí quyết khiến cho bàn làm việc hay phòng làm việc của bạn tiện lợi nhất với các vật phẩm văn phòng.

Trong môi trường làm việc thì không thể không có các loại vật phẩm văn phòng vì nó phục vụ cho công việc được chạy trơn tru hơn.Chính vì sự quan trọng của các vật phẩm văn phòng thế nên chọn lọc và cách dùng những đồ đó một cách hợp lý là điều mà bạn cần phải để ý.

 

Nên lựa chọn nhà cung cấp chất lựa đồng bộ văn phòng phẩm. Trên thực thế, các công ty hay doanh nghiệp thường không có sản phẩm văn phòng dự trữ trước do thường mua trực tiếp sản phẩm nhỏ lẻ. Bởi các doanh nghiệp, công ty thường không có kho hoặc diện tích kho lưu nhỏ không đủ chứa thì mua trực tiếp sẽ hợp lý, nhưng khi có vấn đề công việc cần giải quyết gấp thì sẽ khá bất tiện khi phải trì hoãn, chờ đợi.

Đưa sử dụng các thiết bị văn phòng, chắc chắn theo thời gian và công năng sử dụng mà dần dần các thiết bị sẽ gặp vấn văn phòng phẩm quận 3 đề hao mòn hay trục trặc hỏng hóc. Những lúc như vậy, bạn và các đồng nghiệp sẽ phải mất thời gian, trì hoãn các công việc để đợi các nhà cung cấp tới kiểm tra sửa chữa các loại máy móc thiết bị.

 

Bạn cũng biết rằng không phải lúc nào bạn cũng có thể tìm kiếm hay gọi điện, tra internet,... được ngay nhà cung cấp sửa chữa uy tín, đảm bảo chất lượng và sẵn sàng đến kiểm tra luôn hiện tại. Ngoài ra, việc thanh toán mua bán số lượng lớn những loại sản phẩm văn phòng phẩm từ những nhà cung cấp uy tín sẽ luôn có giá thành tiết kiệm phù hợp hơn nhiều khi mua nhỏ lẻ.

 

Việc lựa chọn đồng bộ thiết bị và sản phẩm văn phòng từ nhà cung cấp uy tín sẽ đảm bảo chất lượng, tiện lợi nhanh chóng trong xử lý, cách phục vụ chuyên nghiệp sẽ đem lại sự hài lòng cho các doanh nghiệp, công ty. Và nên dự trữ trong văn phòng một số đồ dùng thiết yếu đề phòng có vấn đề cần xử lý.

 

Các loại sản phẩm văn phòng nên tránh

Những sản phẩm văn phòng phẩm có giá thấp hơn nhiều so với thị trường: các loại sản phẩm này sẽ thường là hàng trôi nổi nhập văn phòng phẩm quận phú nhuận lậu hoặc không có xuất xứ nguồn gốc rõ ràng, do đó không đảm bảo được chất lượng khi đưa vào sử dụng mà còn có thể gặp sự cố, gây hỏng các thiết bị khác.Công việc tại công ty bạn sẽ phải trì hoãn, gián đoạn khi gặp sự cố không đáng có.

 

Sản phẩm văn phòng phẩm mang mẫu khác: xuất hiện với mẫu mã khác lạ nên bắt mắt trên thị trường, tuy nhiên những sản phẩm này chỉ mua bán lưu thông trong thời gian ngắn mang tính thời vụ để câu khách, về sau khi không đảm bảo được giá trị và chất lượng sẽ tự đào thải khỏi văn phòng phẩm quận 2 thị trường. Các sản phẩm văn phòng phẩm hàng giả, hàng nhái: những sản phẩm này chắc chắn kém chất lượng tuy nhiên có mẫu mã giả tinh vi như hàng thật, để nhận biết và phân biệt không hề dễ dàng với cả những người có kinh nghiệm.

 

Do chất lượng kém nên thời gian sử dụng sẽ hạn chế và thường xuyên xảy ra sự cố, hỏng hóc không đáng, gây ảnh hưởng đến công việc và tổn thất cho công ty, doanh nghiệp. Tóm lại, tránh “tiền mất tật mang” hãy lựa chọn sáng suốt một nhà cung cấp sản phẩm uy tín và đảm bảo chất lượng để không phải bỏ ra một số tiền lớp mà lại không có chất lượng mong muốn.

 

Những kinh nghiệm khi chọn các văn phòng phẩm.

Dưới đây là một số lưu ý khi lựa văn phòng phẩm.

 

Lựa chọn các sản phẩm được người tiêu dùng tin tưởng.

Giá cả ổn định, phù hợp và ít biến động.

Cách thức sử dụng đơn giản, dễ sửa chữa, thay thế khi gặp vấn đề, sự cố.

Hạn chế lựa chọn một loại sản phẩm.

Sản phẩm văn phòng phẩm từ thương hiệu uy tín.

Những nhà sản xuất thiết bị, sản phẩm văn phòng phẩm có thương hiệu và tiếng tăm sẽ mang đến những sản phẩm đảm bảo chất lượng, đem để sự yên tâm khi sử dụng với nhiều mẫu mã, kiểu dáng đa dạng phong phú cho sự lựa chọn.